Checklist

Welkom!

Ik wil je laten weten hoe fantastisch het is dat je de tijd neemt om deze checklist in te vullen en te controleren of jouw toestemmingsproces in orde is.
Dit getuigt van jouw toewijding en verantwoordelijkheid op het gebied van privacy en naleving van regelgeving.

Door deze checklist in te vullen, zet je een belangrijke stap richting een sterker en transparanter toestemmingsproces, wat zowel jouw organisatie als je klanten ten goede komt.

Ik hoop je binnenkort te spreken. Mocht dat niet nodig zijn, dan alvast gefeliciteerd: jouw organisatie heeft het toestemmingsproces waarschijnlijk uitstekend op orde.

Met vriedelijke groet,
Gio Ipcedencia
Oprichter DTA Permissie

Toestemming en Gegevensverwerking binnen de organisatie

Worden er persoonsgegevens gedeeld met andere organisaties vanwege een specifieke dienst of werkzaamheden?

Worden er foto's gemaakt van deelnemers aan activiteiten voor gebruik op o.a. sociale media?

Worden er binnen de organisatie activiteiten georganiseerd voor jongeren van 16 jaar en jonger?

Worden kinderen van 16 jaar en jonger vervoerd in auto's voor een dienst of afspraak?

Worden persoonsgegevens van burgers verzameld en verwerkt die NIET noodzakelijk is voor een dienst of activiteit?

Is er voor andere redenen dan de bovengenoemde situaties toestemming van een burger vereist?

Toestemming Persoonsgegevens delen

Wordt er gebruik gemaakt van een toestemmingsverklaring om toestemming te vragen voor het delen van persoonsgegevens met andere organisaties?

Staat er in de toestemmingsverklaring duidelijk met welke organisatie de persoonsgegevens gedeeld worden?

Is het voor de toestemminggever mogelijk om de toestemmingsverklaring thuis nogmaals door te lezen?

Is het voor de toestemminggever duidelijk hoe lang de toestemming geldig is?

Toestemming beeldmateriaal

Wordt er toestemming gevraagd aan de deelnemers om foto te maken?

Kan de toestemminggever aangeven welke foto's wel of niet gebruikt mogen worden?

Wordt het portretrecht van de toestemminggever gerespecteerd?

Toestemming activiteiten met jeugd 16 jaar en jonger

Heb je toestemming verkregen van de persoon die verantwoordelijk is voor het ouderlijk toezicht?

Kan je aantonen hoe je hebt geverifieerd dat deze persoon daadwerkelijk het ouderlijk toezicht heeft?

Toestemming voor het vervoeren van een kind

Wordt er gebruik gemaakt van een toestemmingsverklaring om toestemming te vragen voor het vervoeren van een kind?

Is in de toestemmingsverklaring duidelijk vermeld waar en hoe laat het kind wordt opgehaald en afgezet?

Is het voor de toestemminggever mogelijk om de toestemmingsverklaring thuis nogmaals door te lezen?

Is het voor de toestemminggever duidelijk hoe lang de toestemming geldig is?

Toestemmingsvereisten

Is er voorafgaand aan het verzoek om toestemming duidelijke informatie verstrekt over waarvoor toestemming wordt gevraagd?

Is de verstrekte informatie begrijpelijk en afgestemd op de beoogde doelgroep (bijv. leeftijd, opleidingsniveau, taalvaardigheid)?

Is het bewijsbaar dat de informatie toegankelijk was voor de toestemmingsgever?

Is de informatie onafhankelijk van andere voorwaarden opgesteld (bijv. niet verborgen in een lange overeenkomst)?

Is het voor de toestemminggever duidelijk:

- aan wie de toestemming wordt gegeven?

- wat het doel is waarvoor de gegevens zullen worden gebruikt?

- welke (soorten) gegevens zullen worden verwerkt?

- dat hij het recht heeft om op elk moment de toestemming in te trekken?

- hoe de wijze is waarop de toestemming kan worden ingetrokken?

Toestemmingsbewijzen: Aantoonbaarheid en Documentatie

Hebben jullie een procedure voor het opnemen en bewaren van toestemming van de betrokkenen?

Wordt er regelmatig gecontroleerd of de verkregen toestemming nog geldig is en wordt er actie ondernomen wanneer de toestemming verloopt?

Is er een overzicht van alle verkregen toestemmingen, zowel voor de burger als voor de medewerkers?

Kan je voor elke verkregen toestemming aantonen:

- wie de toestemming heeft verleend?

- voor welke specifieke doeleinden de toestemming is gegeven?

- wanneer de toestemming is verleend?

- op basis van welke informatie de toestemming is verleend?

- op welke manier de toestemming is verleend?

- dat het intrekken van de toestemming eenvoudig is voor de persoon die toestemming heeft gegeven?

Checklist DTA